Política de privacidad

INFOLUCION LLC («nosotros») opera Aduanas360. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién y por cuánto tiempo, en cada uno de nuestros servicios: la Plataforma (admin.aduanas360.com, la aplicación móvil Aduanas360 y su API), las herramientas gratuitas del portal aduanas360.com y el Bot de WhatsApp. Las prácticas difieren entre ellos y por eso se describen por separado.

1. Quién es responsable de qué

De los datos de su cuenta y del uso de los servicios, el responsable somos nosotros.
De los datos que una Organización carga en la Plataforma —sus clientes, proveedores, embarques, documentos y las personas que aparecen en ellos— la responsable es la Organización; nosotros los tratamos por su cuenta y bajo sus instrucciones, como encargados. Si usted aparece en los registros de una Organización sin ser usuario de Aduanas360, diríjase a esa Organización para ejercer sus derechos; nosotros la ayudaremos a atenderlo.

2. Qué datos tratamos

2.1 En la Plataforma

Cuenta: correo (identificador), nombre, teléfono y foto (opcionales), contraseña (solo su hash, nunca en claro), rol, preferencias de notificación y, si lo activa, el secreto del segundo factor (cifrado) y sus códigos de respaldo (solo su hash).
Organización: nombre, país, dirección, identificación fiscal, logo, contactos, configuración y plan.
Operación: expedientes, cotizaciones, facturas, documentos de transporte, contenedores, costos, tarifas, contabilidad, CRM, clientes y proveedores de la Organización, documentos adjuntos, y los correos que la Organización envía a sus clientes (destinatario, asunto, fecha y resultado).
Declaraciones aduaneras (Honduras) y facturación electrónica (Costa Rica): los datos de cada declaración o comprobante, las respuestas de la autoridad y las credenciales que la Organización nos confía (usuario de SARAH y PECH; usuario de ATV y llave criptográfica con su PIN), cifradas en reposo y usadas solo para ejecutar lo que la Organización instruye. Nunca se usa la credencial de una Organización en beneficio de otra.
Técnicos: dirección IP, fecha y hora, navegador o dispositivo, y la bitácora de auditoría (quién hizo qué y cuándo), que es parte del servicio.
Aplicación móvil: además, un identificador de instalación para las notificaciones push (se da de baja al cerrar sesión), el modelo y sistema del dispositivo, y los informes de fallos. La biometría la valida el sistema operativo y nunca sale del teléfono; nosotros solo sabemos que la validación fue exitosa. El reconocimiento del número de contenedor en una foto se hace dentro del teléfono, sin enviar la imagen.

2.2 En las herramientas gratuitas

El texto de su consulta o el documento que sube, la dirección IP y el nombre del archivo.

2.3 En el Bot de WhatsApp

Su número, su nombre de perfil, los mensajes y archivos que envía y el estado de la conversación.

2.4 En el sitio público

Datos de navegación, solo con su consentimiento (sección 8).

3. Para qué los usamos

Prestar y operar el servicio; autenticar y proteger las cuentas (incluido el bloqueo por intentos fallidos); enviar los correos y notificaciones necesarios (verificación, contraseña, avisos operativos, cambios de estos documentos, notificaciones push que usted elige); llevar la auditoría de la Organización; facturar la suscripción y verificar los límites del plan con métricas agregadas (conteos de expedientes, usuarios y actividad, nunca el contenido de sus registros); atender soporte; cumplir obligaciones legales; y mejorar el servicio con datos agregados y anonimizados.

En la Plataforma no hay analítica de terceros, ni marketing, ni perfilado. El Bot y el portal sí sirven para que nuestro equipo comercial lo contacte cuando usted lo pide.

4. Inteligencia artificial

Lectura de documentos en la Plataforma. Los documentos que una Organización adjunta (facturas, conocimientos de embarque, listas de empaque) pueden enviarse a proveedores de IA para extraer sus datos. Esos documentos suelen contener datos de terceros —proveedor extranjero, consignatario, mercancía, valores—; la Organización responde por ellos y nosotros y los proveedores actuamos por su cuenta. Solo se envía el archivo, nunca los datos de la cuenta ni de otras Organizaciones. Cada Organización puede apagarlo por completo desde Configuración → Privacidad y datos → Análisis de documentos con IA; apagado, ningún documento sale hacia los proveedores por ninguna vía. Lo extraído se guarda junto al documento para poder verificar de dónde salió cada dato; en la misma pantalla puede fijarse un plazo en días tras el cual esa lectura se borra sola (el archivo original no se toca).
Clasificación arancelaria y borradores de declaración. La descripción de la mercancía se envía a los proveedores de IA para sugerir partidas. Las sugerencias son referenciales y las confirma una persona.
Nuestros proveedores de IA no entrenan sus modelos con lo que enviamos por API, y nosotros tampoco entrenamos modelos propios con los datos de los clientes.

5. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Compartimos únicamente lo necesario con estas categorías de proveedores, que actúan como encargados bajo contrato y con medidas de seguridad reconocidas:

infraestructura en la nube, almacenamiento y copias de seguridad (en Estados Unidos);
correo transaccional y notificaciones push;
modelos de inteligencia artificial (reconocimiento de texto en documentos y modelos de lenguaje);
monitoreo de errores y disponibilidad;
protección contra bots y abuso en el portal;
procesamiento de pagos de la suscripción: Stripe, que recibe y guarda los datos de la tarjeta; nosotros no los vemos;
mensajería del Bot: Meta (WhatsApp Business), según la política de privacidad de WhatsApp;
analítica y publicidad del sitio público: Google Analytics y Meta Pixel, solo con su consentimiento (sección 8).

La lista actualizada de subencargados está disponible a solicitud en contacto@aduanas360.com para los clientes que la necesiten para su propio cumplimiento.

Autoridades. Cuando la Organización usa el asistente de declaraciones o la facturación electrónica, los datos se transmiten directamente a los sistemas oficiales de Honduras o de Costa Rica, en nombre de la Organización y con sus credenciales, sin intermediarios. Además, podemos divulgar datos si una ley, orden judicial o autoridad competente lo exige; en la medida en que la ley lo permita, se lo avisaremos.

Sus destinatarios. Los correos que una Organización envía a sus propios clientes salen desde nuestra infraestructura con la marca y la dirección de respuesta de la Organización. Mantenemos una lista de supresión de direcciones que rebotaron o marcaron un correo como no deseado, común a toda la Plataforma.

6. Seguridad y acceso de nuestro personal

Cifrado en tránsito (HTTPS con HSTS) y cifrado en reposo de todas las credenciales que la Organización nos confía; contraseñas solo como hash; cookies de sesión seguras; cabeceras de seguridad; segundo factor opcional; bloqueo temporal por intentos fallidos; copias de seguridad periódicas con verificación de integridad; y aislamiento completo entre Organizaciones: cada una tiene su propio espacio de datos y ninguna consulta cruza de una a otra.
No existe función de impersonación. Nuestro personal no puede conocer su contraseña ni iniciar sesión como usted, y fuera del acceso de soporte solo ve métricas agregadas.
Acceso de soporte. Cuando usted lo solicita o autoriza, personal de INFOLUCION LLC puede entrar temporalmente a su Organización para configurarla o resolver una incidencia. Ese acceso se ejerce con la identidad propia de quien entra (su correo aparece en pantalla y firma cada cambio), con un motivo declarado, por tiempo limitado que expira solo, revocable por usted en cualquier momento, registrado en su bitácora de auditoría (Administración → Auditoría), sin consumir una licencia de su plan y bajo un deber de confidencialidad que subsiste después. Durante ese período la persona tiene las capacidades de un administrador de su Organización; lo que lo acota es que sea solicitado, temporal y auditado. Si prefiere que el soporte sea solo con usted en línea, dígalo y así se hará.
Nunca le pediremos su contraseña por ningún medio.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Plataforma: mientras la cuenta y la Organización estén activas; el historial operativo y la auditoría tienen valor legal para las agencias y no se borran solos. Al eliminar una Organización se da un plazo para exportar y después los datos se borran de los sistemas activos; las copias de seguridad se renuevan en su ciclo normal. La lectura con IA de un documento caduca en el plazo que la Organización fije.
Herramientas gratuitas: el archivo subido se procesa y no se almacena. El texto extraído, los datos estructurados, la IP y el nombre del archivo se conservan hasta 90 días para diagnóstico y después se anonimizan automáticamente; queda solo metadata agregada. Puede pedir el borrado anticipado escribiendo a contacto@aduanas360.com.
Bot: la conversación se conserva hasta 90 días. El número de quien pidió hablar con un asesor puede usarse para ese contacto; puede pedir que dejemos de contactarlo.
Cookies del sitio público: según la sección 8.

8. Cookies

En la Plataforma solo hay cookies estrictamente necesarias (sesión y protección contra falsificación de solicitudes); por eso no hay banner.
En el sitio público hay tres categorías, que usted acepta, rechaza o personaliza en el banner (su elección se guarda 180 días en aduanas360_cc): necesarias (la propia cookie de consentimiento y las que deja la verificación anti-abuso de las herramientas con IA), analítica (Google Analytics 4; sin consentimiento opera sin cookies y sin identificar al visitante) y marketing (Meta Pixel; sin consentimiento no se carga). Puede cambiar su elección en «Configuración de cookies», al pie de cada página (), o borrando las cookies del navegador.
No usamos huellas de navegador ni botones de redes sociales que rastreen.

9. Sus derechos

Puede pedir acceso a sus datos, corregirlos (muchos, directamente en la Plataforma), eliminarlos, recibirlos en un formato de uso común y oponerse a un tratamiento concreto, dentro de los límites de las obligaciones legales de retención y de los derechos de la Organización sobre sus datos operativos. Escríbanos a contacto@aduanas360.com; respondemos en un máximo de 30 días. Si sus datos están en la cuenta de una Organización, ella es quien decide sobre ellos y nosotros la asistimos.

10. Transferencias internacionales y menores

Atendemos clientes en varios países y nuestros sistemas están en Estados Unidos, así que sus datos pueden tratarse fuera de su país, bajo las garantías contractuales y de seguridad de nuestros proveedores. Los servicios no están dirigidos a menores de 18 años; si detectamos una cuenta de un menor, la eliminamos.

11. Cambios a esta política

Los cambios sustanciales se avisan por correo y dentro de la Plataforma. La fecha de la última actualización está al inicio. Seguir usando los servicios después del aviso es aceptar la política actualizada.

12. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos sobre la privacidad de sus datos: contacto@aduanas360.com. Respondemos toda solicitud sobre privacidad en un máximo de 30 días.

Al utilizar Aduanas360, usted confirma que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad.